Gửi Email Hàng Loạt

Gửi email qua chính tài khoản SMTP của bạn, cho 1 người nhận hoặc cho cả danh sách tải lên từ Excel/CSV, nội dung tự thay theo từng người bằng token <<tên_cột>> — kể cả một ảnh sinh riêng khác nhau cho từng người. Thông tin SMTP và danh sách người nhận chỉ được gửi tới server để thực hiện việc gửi, không hề được lưu lại.

Các bước sử dụng

1. Trong thẻ Cấu hình SMTP, điền SMTP host, Cổng (port), Tên đăng nhập và Mật khẩu / mật khẩu ứng dụng. Bật Mã hoá nếu cổng cần SSL/TLS (thường là 465) — hầu hết nhà cung cấp dùng cổng 587 thì nên tắt (dùng STARTTLS thay thế). Tên người gửi và Email người gửi là tuỳ chọn; email người gửi mặc định lấy theo tên đăng nhập.
2. Nhập một địa chỉ vào ô cạnh Gửi email thử rồi bấm nút đó. Một email thử được gửi ngay để bạn xác nhận cấu hình SMTP đúng trước khi gửi thật.
3. Trong thẻ Người nhận, chọn Gửi cho 1 người hoặc Gửi hàng loạt (Excel/CSV).
   • Gửi cho 1 người: nhập Email người nhận, có thể thêm các dòng trong Giá trị thay thế thêm — mỗi dòng có tên biến trở thành 1 token <<...>> dùng được trong nội dung.
   • Gửi hàng loạt: kéo-thả file vào ô Bấm hoặc kéo-thả file Excel/CSV vào đây. Dòng đầu tiên phải là tên cột. Chọn Cột email — mọi cột còn lại trở thành biến thay thế cho từng dòng.
4. (Chỉ gửi hàng loạt, tuỳ chọn) Trong mục Ảnh cá nhân hoá theo từng người nhận, bấm Nhập mẫu ảnh và chọn file .json đã xuất từ nút Xuất mẫu của tool Thiết kế nhiều ảnh. Mỗi người nhận sẽ có phiên bản ảnh riêng, sinh ra từ đúng dòng dữ liệu của họ — khung xem trước bên dưới nút cho biết ảnh của người nhận đầu tiên sẽ trông như thế nào. Chèn bằng <<image>> giống hệt ảnh đính kèm đơn.
5. Trong thẻ Nội dung email, viết Tiêu đề và Nội dung. Dùng <<tên cột>> ở bất kỳ đâu để chèn giá trị của người nhận đó, không phân biệt hoa thường. Bật Nội dung đã là HTML để có trình soạn thảo đầy đủ — định dạng chữ, bảng biểu, và nút chèn image riêng để đặt ảnh thẳng vào nội dung — hoặc tắt để viết văn bản thường trong ô đơn giản (tự động giữ xuống dòng).
6. Muốn đặt ảnh thẳng vào nội dung khi đang viết văn bản thường, hoặc muốn gửi kèm cùng 1 ảnh mà không cần bật HTML, dùng Tải ảnh lên rồi viết <<image>> ở chỗ muốn ảnh hiện ra — nếu không nhắc tới, ảnh vẫn được đính kèm như file thường. Khi trình soạn thảo HTML đang bật, dùng nút chèn ảnh của chính nó thường tiện hơn: ảnh được nhúng thẳng, không cần token. Ảnh cá nhân hoá riêng của mỗi người (bước 4) luôn được ưu tiên hơn ảnh dùng chung này cho người đó.
7. Dùng Đính kèm file để thêm tối đa 15 tệp đính kèm thường (PDF, bảng tính,...) gửi kèm mỗi email trong lượt gửi này. Bấm dấu × trên tag để gỡ bớt.
8. Xem khung Xem trước (theo dữ liệu người nhận đầu tiên) — nó hiển thị tiêu đề và nội dung đã thay giá trị của người nhận đầu tiên, nên lỗi gõ token sẽ lộ ra trước khi bạn gửi thật.
9. Bấm Gửi (gửi 1 người) hoặc Gửi cho N người nhận (gửi hàng loạt). Danh sách dài sẽ tự động được chia thành nhiều đợt, có thanh tiến trình theo dõi. Xong việc, bảng kết quả cho biết địa chỉ nào gửi thành công/thất bại, và Tải danh sách lỗi (CSV) xuất riêng các địa chỉ lỗi để bạn sửa rồi gửi lại.

Mẹo

• Ảnh đính kèm, các file đính kèm thường và ảnh cá nhân hoá của từng người nhận đều dùng chung 1 ngân sách 25 MB mỗi lượt gửi — tổng hiện tại hiển thị cạnh nút Đính kèm file. Khi có mẫu ảnh cá nhân hoá, danh sách dài sẽ tự động chia thành các đợt nhỏ hơn bình thường để không vượt ngân sách đó — vì vậy gửi kèm ảnh cá nhân hoá sẽ chậm hơn gửi văn bản thuần cùng số lượng người.
• Token <<...>> không khớp cột/biến nào sẽ giữ nguyên trong nội dung gửi ra thay vì biến mất — đây là chủ ý, để lỗi gõ token lộ rõ ngay trong khung xem trước thay vì âm thầm mất khỏi email đã gửi.
• Gmail, Outlook và hầu hết nhà cung cấp yêu cầu mật khẩu ứng dụng riêng thay vì mật khẩu đăng nhập thường khi gửi qua SMTP từ công cụ bên thứ ba — kiểm tra phần bảo mật tài khoản của nhà cung cấp.
• Không có gì được lưu giữa các lần ghé thăm: tải lại trang sẽ xoá sạch cấu hình SMTP, danh sách người nhận và nội dung. Không có bản nháp hay lịch sử để quay lại.

Câu hỏi thường gặp

Mật khẩu SMTP của tôi có bị lưu ở đâu không?

Không. Nó chỉ được gửi đi một lần cho mỗi lần gửi/gửi thử để thực hiện đúng yêu cầu đó, không bao giờ được ghi vào database hay log.

Vì sao email thử thành công mà gửi hàng loạt lại thất bại với vài người?

Mỗi người nhận được gửi riêng lẻ và có thể thất bại độc lập — một địa chỉ bị bounce, hộp thư đầy hay bị nhà cung cấp chặn ở một người không làm dừng những người còn lại. Xem cột Lỗi trong bảng kết quả, hoặc mở file CSV đã tải về.

Tôi có thể cá nhân hoá chính ảnh đính kèm theo từng người nhận không?

Được — thiết kế ảnh trong tool Thiết kế nhiều ảnh với các trường gắn theo cột Excel của bạn (tên, mã số, giá trị QR, gì cũng được), dùng Xuất mẫu ở đó, rồi Nhập mẫu ảnh ở đây với cùng file Excel đã tải lên. Mỗi email sẽ nhận đúng phiên bản ảnh sinh ra tại lúc gửi, dựa trên dòng dữ liệu riêng của người nhận đó.

Token <<...>> tôi gõ sai thì sao?

Nó giữ nguyên trong email đã gửi (ví dụ <<Tenn>>) thay vì bị xoá trắng, và một banner cảnh báo sẽ liệt kê token nào không khớp cột nào trước khi bạn gửi.